Hey! Het is tijd om e-mail te gaan veranderen

Tijd voor de vervanging van e-mail zoals we het kennen

Door Erik Jan Koedijk

Vrienden herinneren mij er vaak aan. Ik voorspelde dat e-mail zijn langste tijd gehad zou hebben vanaf 2018, maar we gaan gewoon door. Ik zat er dus naast! Mijn voorspelling is niet uitgekomen. Is er met het nieuwe ‘Hey’ dan toch hoop?

Mailende bazen op zondag

Binnen klanten zet ik mij al jaren in om e-mail te verminderen, het zorgt er immers voor dat mensen ziek thuis zitten en projecten vaak nodeloos vertragen. Ook zijn er veel ‘bazen’ die nog steeds niet begrijpen dat wanneer ze zondag gaan e-mailen medewerkers ongelukkig worden door alle push notificaties die binnenkomen tijdens het gezellige samenzijn met hun dierbaren.

Samenwerkstrategie

Er zijn voldoende tools beschikbaar (misschien wel te veel), maar hoe zet je die nu zinvol in? Het volledig en voor jouw organisatie in correcte context gebruiken van ‘slimmere samenwerktools’ blijkt een ingewikkeld onderwerp te zijn. En daar komt nog bij dat we door de Coronacrisis veel meer op afstand werken en we helaas vaak ‘het oude naar digitaal kopiëren’. Denk daarbij aan een fysieke meeting naar ‘MS Teams of Zoom meetings’ brengen, waardoor de bore-out en ook de kans op burn-outs flink toeneemt.

Nu is het moment!

Heb je hulp of inspiratie nodig bij een samenwerkstrategie die ervoor zorgt dat je interne communicatie en ook de samenwerking is zoals dat in 2020 zou kunnen zijn? Sinds het verschijnen van mijn boek Reset! raken steeds meer organisaties geïnteresseerd in het maken van zo’n strategie. Een samenwerkstrategie die ervoor zorgt dat je down-top en top-down op een toegankelijke en aantrekkelijke manier in verbinding blijft met elkaar. Neem dan contact op en ik laat je weten wat ik voor jouw organisatie kan betekenen.

Email sucked for years

In 2016 herinner ik me nog goed, dat ik besloot ‘Basecamp’ in te zetten binnen een complex project, om zo e-mails te verminderen en efficiënter met elkaar in contact te blijven. Dit mislukte aangezien ik samenwerkte met veel ‘e-mail-tijgers’ die op meerdere projecten aan het werk waren. Lieve mensen die verslaafd zijn aan e-mail, bijna 24×7. En dat is nog steeds de praktijk binnen veel organisaties. Destijds besloot ik het niet ‘door te drukken’, immers dan wordt ‘de tool het doel’ en daar wordt niemand blij van. Daarom was ik verheugd te lezen van de mede-oprichter en CEO van Basecamp gisteren de aankondiging van ‘HEY’ deed. Hij plaatste onder andere op zijn social meduia kanalen:

Email sucked for years. Not anymore — we fixed it. (Jason Fried, basecamp)

Hey in 37 minuten!

Heb ik je aandacht en wil je echt weten waar dit over gaat, neem dan 37 minuten de tijd en kijk naar deze video van Jason. Heb je daar geen tijd voor, snap ik, scroll dan even door en lees in vijf minuten hoe het werkt! Ik licht daar e.e.a. toe.

Tekst gaat onder verder over HEY! 

NEEM CONTACT OP

Het begint allemaal met ‘ja’ of ‘nee

Wanneer iemand jou voor de eerste keer een e-mail stuurt aan jouwnaam@hey.com, dan komen ze in de screener terecht. Dit is het moment waar jij bepaalt of je wel of niet van deze afzender wil horen. Een ja betekent dat ze door mogen, een nee betekent dat je nooit meer van ze hoort. Jij bent dus in controle!

Rangschik mail

Wanneer je ‘ja’ hebt geselecteerd dan komt de e-mail van de verzender terecht in een van de drie volgende plaatsen:

  1. Belangrijk voor jou om direct te lezen gaat naar jouw ‘Imbox’ (Im staat voor important).
  2. Geen urgente e-mail zoals nieuwsbrieven gaat naar ‘The feed’.
  3. E-mails zoals ontvangstbevestigingen die je zelden hoeft te lezen gaan naar ‘The paper trail’.

Belangrijk: jij beslist, jij laat ‘HEY’ weten waar jij wilt dat iemands e-mail heen gaat.

Reply-later is een grote verandering

Je weet regelmatig dat je nog bij iemand op iets moet terugkomen, maar je hebt daar op het moment dat je de e-mail ontvangt geen tijd voor. Je bent in het bezit van e-mail boxen zoals gmail, outlook en nog meer. Het dwingt je om te gaan knutselen hoe je daarmee omgaat.

Denk aan het maken van gelezen naar ongelezen, zodat je hoopt dat je dat later nog herinnert. Herkenbaar? Eigenlijk te idioot voor woorden toch?

Met ‘HEY’ selecteer je eenvoudig ‘reageer later’, wanneer je nu al weet dat je later wilt reageren. Het blijft dus beter zichtbaar maar zit  je niet langer in de weg. Het brengt focus aan op dat waar je tijd voor hebt.

Focus & reply

Ken je me wat beter dan weet je dat mijn ‘magic word’ FOCUS is. Dit komt ook terug in ‘HEY’, misschien dat het mij daarom zo aanspreekt. Wanneer je tijd hebt klik je op ‘focus & reply’ en alle mails verschijnen uit je ‘reageer later actielijst’. Een mooi overzichtelijke pagina waar je met focus door alle items heen kunt gaan. Jouw moment om alle items weg te werken die daar voor je klaarstaan, zonder dat je door van alles en nog wat wordt afgeleid.

Makkelijke toegang tot bijlagen

Vandaag de dag heb je geen overzicht welke bijlagen zijn toegevoegd aan e-mails. Een mooi aantrekkelijk overzicht ontbreekt. Dus graaf je vaak door e-mails op zoek naar die ene xls-bijlage of die ene foto. Sorry hoor: dat is toch niet meer van deze tijd. ‘HEY’ geeft je een overzichtelijke bibliotheek van alle bijlagen die je ooit hebt ontvangen, keurig gegroepeerd en gepresenteerd.

Samenvatting

Het is voor velen een grote frustratie dat je de controle verliest bij het behandelen van alle e-mail. Je wordt plat ge-cc-ed, toegevoegd aan groepsberichten et cetera. ‘HEY’, geeft je controle terug. Heb je het gehad met dat groepsbericht, dan blijf je ze ontvangen maar komen ze niet in je Imbox. Wanneer iemand jou een aparte e-mail stuurt over hetzelfde onderwerp in plaats van te reageren op de eerdere discussie, voeg ze simpel samen met de ‘merge’ optie. Jij beslist!

In plaats van overal een ‘push bericht’ van te krijgen, bepaal jij welke afzender of berichten belangrijk genoeg zijn om een notificatie te activeren. En ‘HEY’ blokkeert spy trackers, dus je kunt e-mails lezen zonder dat de afzender persoonlijke data buit maakt!

Meer informatie tref je aan op de HEY-website.

NEEM CONTACT OP